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职场干货:最全的电子邮件礼仪详解 : 经理人分

作者: 海狮文学 发布时间: 2019年10月07日 13:54:03

职场干货:最全的电子邮件礼仪详解 钵仔糕  2016年04月12日

职场干货:最全的电子邮件礼仪详解

据统计,如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封,但有一半是垃圾邮件或不必要的。“在商务交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间”,电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间,只把有价值的信息提供给需要的人。

写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候,要想到收信人会怎样看这封Email,你想表达什么给对方,或者站在对方立场考虑。同时勿对别人之回答过度期望,当然更不应对别人之回答不屑一顾。 

邮件与私人信件有着很大区别,这是一个职场邮件礼仪的问题。也是在网上参考了一些资料,整理了下,记录下这些细节,也算是在职场细节方面的一个小总结。

一、关于主题

主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题行,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

1、一定不要空白标题,这是最失礼的;

2、标题要简短,不宜冗长,不要让Outlook用“…”才能显示完你的标题;

3、标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如“王先生收”;

4、一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理;

5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“!”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼;

6、回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要“RERE”一大串。

二、关于称呼与问候

1、恰当地称呼收件者,拿捏尺度。邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dear xxx”,显得很熟络。

2、E-mail开头结尾最好要有问候语。最简单的开头写一个“HI”,中文的写个“你好”;结尾常见的写个BestRegards,中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。

俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待。

三、关于正文

1、E-mail正文要简明扼要,行文通顺。E-mail正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。

2、注意E-mail的论述语气。根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。

尊重对方,“请、谢谢”之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训!

3、E-mail正文多用1234之类的列表,以清晰明确。如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4、一次邮件交待完整信息。最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。

5、尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查。这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。如果是英文E-mail,最好把拼写检查功能打开;如果是中文E-mail,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。

6、合理提示重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度。

7、合理利用图片,表格等形式来辅助阐述。对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述,收件人一定会表扬你的体贴。

8、不要动不动使用“:)”之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻。Business E-mail不是你的情书,所以“:)”之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。

职场干货:最全的电子邮件礼仪详解 : 经理人分


四、关于附件